Вход – Меркурий ХС Что такое инвентаризация и для чего она нужна
Инвентаризация – одна из основных функций ФГИС «Меркурий». Однако пользователи, как правило, предпочитают ее игнорировать. Кто-то не хочет вникать в сложный (по их мнению) процесс, кто-то не знает, как ее проводить (или не догадывается о ее существовании), а кто-то и вовсе путает инвентаризацию с другой функцией – гашением электронный ветеринарных сопроводительных документов (далее — эВСД). Тем не менее, это два разных процесса, и инвентаризация требует такого же пристального внимания, как и гашение. Мы собрали самые часто задаваемые вопросы и нашли на них ответы.
Для чего нужна инвентаризация?
Инвентаризация – это списание остатков. Она помогает следить за тем, чтобы в остатках не числилась негодная продукция, ускоряет процедуру проверки (контролирующим органам будет удобнее сверить фактическое количество продукции и количество товара на балансе) и упрощает поиск продукции, на которую вы хотите оформить производственное или транспортное эВСД.
Как ее провести?
Ничего сложного в процедуре инвентаризации нет. Главное – понять, что списание продукции происходит не в момент приема, а лишь в момент сбыта со склада, т. е. продажи. Работает простая схема: гашение ВСД – продажа – инвентаризация. Например, Вы – предприятие, которое принимает товар. Приезжает машина с несколькими партиями определенной продукции, на каждую коробку оформлен ветеринарный сертификат и ТТН (прим. товарно-транспортная накладная). К ТТН также приложена печатная форма эВСД. Сверяем ВСД с фактическим поступившим товаром, и, если все устраивает – начинаем работать во ФГИС «Меркурий».
Следуем нехитрой схеме: «Транзакции» – «Входящие» – «Оформленные». Открывается список эВСД, которые нужно проверить и погасить, нажав на соответствующую кнопку «Гасить». После открывается новое окно, в котором можно вносить изменения. Если корректировок нет, жмем «Сохранить». Сертификат подтверждается, после чего партия уходит в остаток.
После открываем вкладку «Инвентаризация», в которой и хранится остаток. Там же находится список, который необходимо удалить. Нажимаем на кнопку «Добавить», в открывшимся окне выбираем «Удаление», затем вновь «Добавить», чтобы выбрать продукцию на удаление. После выбора нескольких позиций будет сформирован документ на удаление с несколькими записями. После нажимаем «Оформить» и все – списание произошло.
А если не хочется заниматься рутинной работой вручную?
Для этого и существуют интеграционные программные комплексы, которые все сделают самостоятельно. Например, дистрибьютор автоматизировал систему, она погасила сертификаты, они ушли в остаток, дальше он их реализует. Когда он их реализует, то указывает объем, и в зависимости от этого объема подтягивается складская запись, и автоматически списывается.
Обязательна ли инвентаризация или это дело добровольное?
Обязательна для дистрибьюторов и производителей. Они должны проводить инвентаризацию минимум 1 раз в неделю. Предприятия, реализующие продукцию конечным пользователям, могут проводить инвентаризацию по своему усмотрению.
Отвечая однозначно на вопрос «Нужно ли проводить инвентаризацию?», можно смело сказать уверенное «Да». Она может понадобиться не только для приведения к общему знаменателю фактических остатков товара на складах временного хранения и их своевременному списанию, но и поможет избежать штрафов за негодную продукцию.
Хотите автоматизировать процесс инвентаризации? Легко!
Метки: Полезное, Частые вопросы
Какие вопросы могут возникнуть в ходе инвентаризации
Отменить инвентаризацию можно на этапе пятого шага, до того как заявка создана и сохранена. После полного оформления ФГИС «Меркурий» действует автоматически. Если выяснилось, что внесены неверные сведения, то придётся создавать новую заявку, аналогичную по форме, но с исправленным содержанием.
Сотрудник, проводящий операции, несёт личную ответственность за все оформляемые документы. Чтобы иметь право создать заявку и подписать акт инвентаризации, пользователь должен соответствовать нескольким условиям.
Работать с системой Меркурий.ХС необходимо в том же браузере, который выбран для установки плагина и шифратора Усиленной Квалифицированной Электронной Подписи. Личные данные владельца сертификата УКЭП и личные данные сотрудника, проводящего инвентаризацию, должны совпадать полностью.
Как списать продукцию в «Меркурии»
Если у компании несколько предприятий, то из списка выберите наименование того, на котором проводите инвентаризацию. «Выбрать все» нельзя, поскольку эта позиция позволяет проводить только опись имущества.
Зайдите в раздел «Инвентаризация». Перечень разделов расположен в линейку вверху страницы. Откроется страница с перечнем заявок (если таковые есть) и их статусом. Нажмите «Добавить».
Система перенаправила вас на страницу «Добавление заявки». Здесь нужно последовательно заполнить все графы, отмеченные красной звёздочкой.
Откроется форма просмотра заявки. Проверьте ранее внесённые сведения. Здесь вы можете отредактировать данные или удалить заявку.
Если всё верно, то нажмите «Добавить» в блоке «Выявленные несоответствия», который расположен в левом нижнем углу окна.
В открывшейся форме «выбор операции для заявки» система предлагает указать выявленные несоответствия. Можно:
Подсистема Меркурий.ХС пошагово предлагает заполнять заявку, автоматически открывая выбранную форму.
Нужна помощь в работе с «Меркурием»?
Проконсультируем по любым вопросам. Стоимость от 2 850 рублей.
Выбирается входящий или произведённый товар. Далее заносятся сведения о производителе/поставщике, характеристики товара, ВСД и данные номенклатуры. Для удобства пользователей система предлагает выбрать информацию из готовых реестров. Операция по заполнению отнимает не более 1 минуты. В конце необходимо сохранить заявку.
Изменение данных о товаре
Удаление записей при недостаче
В записях журнала предприятия галочкой слева нужно отметить все позиции, назначенные к списанию. За один раз система позволяет выбрать не более 100 наименований.
После того как необходимые изменения внесены, система перенаправит вас на страницу просмотра сведений о заявках. Для удобства пользователей и наглядности они будут промаркированы разным цветом.
Если всё правильно, то нажмите на кнопку «Оформить» или «Подписать и оформить».
Записи в ГИС Меркурий изменятся, а нужный акт вы найдёте на странице сведений о соответствующей продукции. Здесь можно его просмотреть и распечатать.
Удаление или списание. Если продукт отсутствует на складе, но есть в системе. Это может произойти, когда часть товара испортилась, выдавалась работникам или использовалась для нужд предприятия.
Инвентаризация в системе Меркурий
Даже скрупулёзное оформление ВСД в системе Меркурий не гарантирует того, что не будет разногласий между продукцией у компании по факту и по документам. Как и в классическом случае, для устранения несоответствий необходима периодическая сверка остатков – инвентаризация. Для этого в подразделе ФГИС есть отдельный функционал.
Производителей и дистрибьюторов государство обязывает проводить инвентаризацию в Меркурии еженедельно. Хозяйствующие субъекты (ХС), реализующие товары конечному потребителю, свободны сами назначать сроки таких проверок.
Запишитесь на курс по работе с системой Меркурий и вы научитесь работать с ветеринарными документами уже сегодня!
Все о работе с программой Меркурий
Когда продукции больше или меньше по факту, чем в системе и количество нужно изменить
Инвентаризация в Меркурии – это не только подсчёт поднадзорной продукции с выявлением недостачи или излишков. В системе можно списать, добавить или изменить характеристики товаров, оформив соответствующие электронные ВСД. Регулярно проводимая инвентаризация упрощает взаимодействие с контролирующими органами, позволяет вовремя корректировать взаимодействие с партнёрами, оптимизировать работу внутри компании, ИП или организации.
Распространённые причины, по которым возможно несоответствие количества продукции на складе данным системы Меркурий:
Функционал ГИС Меркурий разбивает оформление ВСД на три отдельные операции.
Обратите внимание! Если недостача выявлена в ходе приёмки товара, то акт несоответствия оформляется гашением ВСД.
Хозяйствующий субъект обязан указать причину проведения инвентаризации. Для удобства система предлагает на выбор выпадающие готовые формулировки, но у пользователя остаётся возможность ввести свою вручную.
Вам откроется окно «Просмотр заявки на инвентаризацию». В форме нужно указать несоответствие. Для этого есть три действия, о которых мы уже сказали выше — добавление, изменение, удаление.
Как списать продукцию в «Меркурии»
Евтюхов Андрей Александрович
Обратитесь за помощью к профессионалам.