Вход – Меркурий ХС На совещании была продемонстрирована работа новой системы. Генеральный директор ООО «Лукойл-Пермнефтеоргсинтез» Сергей Андронов подчеркнул, что скорость документооборота важна и для бизнеса, и для Правительства. «Это имеет особое значение в наши непростые времена. С точки зрения глобальной конкурентоспособности, мы можем гордиться реализованными решениями. Весь процесс – от стадии подготовки документа до получения ответного письма – занял не более 30 минут. Ранее процесс обмена бумажными документами доходил до нескольких недель», – пояснил Сергей Андронов.
Единое цифровое пространство по обмену документами позволяет предприятию взаимодействовать с 734 госструктурами, включая исполнительные органы государственной власти, Администрацию губернатора, Федеральные органы государственной власти, органы местного самоуправления, Территориальные органы исполнительных органов государственной власти Российской Федерации в Пермском крае и другие государственные и муниципальные учреждения.
Отметим, что в 2021 году из компаний группы ПАО «Лукойл» в адрес органов государственной власти Пермского края поступило более 2 тыс. документов, за первое полугодие 2022 года – свыше тысячи. До настоящего момента – весь документооборот производился «на бумаге» через отделения почты и доставку курьером. Также использовалась электронная почта – отсылались отсканированные документы.
По словам Алексея Черникова, переход на электронный документооборот позволяет снизить издержки на расходные материалы, кроме того, это еще один шаг по внедрению отечественного софта. «Опыт по “соединению” платформ электронного документооборота может быть тиражирован на другие промышленные предприятия. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют юридическую силу, аналогичную документам на бумажных носителях», – пояснил зампред.
Как сообщили в краевом Минсвязи, к середине 2022 года к Модифицированной системе электронного документооборота Пермского края (СЭД ПК) подключено более 21,3 тыс. пользователей, которые обеспечены техническим сопровождением. Всего 88,8% госучреждений Прикамья переведены на электронный документооборот. В 2022-2024 гг. планируется достигнуть 100% доли электронного юридически значимого документооборота.
В сентябре 2020 года между Правительством Пермского края и компанией «Лукойл» подписана Дорожная карта, направленная на развитие промышленной кооперации в регионе с привлечением пермских компаний. В рамках ее исполнения в начале 2021 года Фонд «Региональный центр инжиниринга», ООО «Лукойл-Пермнефтеоргсинтез» и ООО «Институт Информационных Систем» подписали трехстороннее соглашение, в рамках которого была запущена опытная эксплуатация единого цифрового пространства для обмена документами.
Проект по созданию интеграционного решения, позволяющего обеспечить юридически значимый электронный документооборот между Правительством Пермского края и группой компаний ПАО «Лукойл», создан в рамках повышения показателя «Доля электронного юридически значимого документооборота в органах исполнительной власти, внебюджетных фондах и подведомственных учреждениях» целевого показателя «Достижение “цифровой зрелости” отрасли государственного управления, установленного Указом Президента РФ от 21 июля 2020 г. № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года».
Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ПЕРМСКОГО КРАЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ
Цели и задачи Интегрированной системы электронного документооборота Задачи, решаемые системой электронного документооборота: Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла. Выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения. Рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения. Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам. Формирование отчетов по исполнительской дисциплине Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в ОГВ. Декабрь 2005 г. – начало работы по проекту Издано распоряжение губернатора Пермской области от р «О реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота в администрации и исполнительных органах государственной власти области» Цель: Создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края 2006 г. – обследование, разработка регламентов процессов 2007 – 2008 г. – опытная эксплуатация системы С 13 апреля 2009 г. – промышленная эксплуатация системы
Основные этапы работ по проекту Обследование Описание ситуации «КАК ЕСТЬ» Аудит состояния сетей, серверного оборудования, рабочих станций Описание процессов документооборота Формирование представления «КАК БУДЕТ» Предложения по реорганизации технической инфраструктуры Схемы движения документов в условиях электронного документооборота
Основные этапы работ по проекту Разработка и внедрение системы Представители Подрядчика Настройка рабочих мест Разработка регламентов процессов Обучение целевых групп пользователей Консультирование пользователей Целевые группы пользователей (1 сотрудник на 5 пользователей в отделе) Приемка функционала Консультирование пользователей Сбор замечаний Ответственные за процессы Согласование регламентов процессов Приемка процессов в опытную эксплуатацию Контроль за ходом опытной эксплуатации
Подготовка к старту ИСЭД Введена в действие система корпоративного обучения Подготовка к старту ИСЭД
ПЕРЕЧЕНЬ УРОКОВ В СКО
УРОК «Подготовка внутреннего документа» в СКО
Теоретическая часть урока в СКО
Контрольные вопросы по уроку в СКО
Ход внедрения процессов ИСЭД Подготовка внутреннего документа Подготовка исходящего документа Регистрация входящего документа 1 очередь Октябрь 2006 г г. Контроль планирования и исполнения работ 2 очередь Подготовка исходящего документа Прикрепление приложения к входящему документу Исполнение документа, резолюции, поручения Подготовка внутреннего документа Регистрация входящего документа Прямое поручение губернатора края Подготовка приказа руководителя Подготовка актов губернатора края Апрель 2006 г. Июнь 2007 г. Июль Ноябрь Май 2008 г. Поручение Подготовка актов Правительства края Продление срока исполнения Работа с обращениями граждан Подготовка договора Контроль исполнения НПА
ИСЭД-процессно-ориентированная система 1. Подготовка правовых актов губернатора Пермского края 2. Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края 3. Подготовка приказа руководителя 4. Подготовка исходящего документа 5. Подготовка внутреннего документа 6. Регистрация входящего документа 7. Прикрепление приложения к входящему документу 8. Прямое поручение губернатора 9. Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов 10. Контроль планирования и исполнения работ 11. Исполнение документа, резолюции или поручения 12. Продление срока 13. Поручение 14. Подготовка договора 15. Работа с письменными и устными обращениями граждан Регламенты процессов
Регистрация входящего документа Прием и регистрация документа Сканирование документа Верификация Исполнение документа Регистрационная карточка документа, документу присвоен регистрационный номер Электронный образ документа связан с карточкой документа
Исполнение документа, резолюции или поручения Наложение резолюции Наложена резолюция, документ направлен на исполнение Исполнение резолюции Подготовка исходящего документа Подготовка внутреннего документа Подготовка правового акта Подготовка приказа руководителя Проверка исполнения Документ исполнен и снят с контроля Запрос на продление срока исполнения документа
Подготовка исходящего и внутреннего документа Формирование проекта документа Подготовлен проект документа Редактирование Проект документа отредактирован Согласование (последовательное ) Проект документа согласован Выбор индекса дела по номенклатуре дел Для проекта документа указан индекс дела по номенклатуре Подписание Документ подписан в электронном и бумажном виде Сканирование и верификация Электронный образ документа связан с карточкой документа Отправка документа адресатам
Подготовка актов губернатора края Формирование проекта акта Юридическая экспертиза юристом органа власти Визирование автором Редактирование в отделе правовых актов Аппарата Юридическая экспертиза в правовом департаменте Согласование (параллельное) Подписание Сканирование и верификация Ознакомление
Подготовка приказа руководителя Формирование проекта приказа Редактирование Согласование (параллельное) Подписание Сканирование и верификация Ознакомление
Поручение Формирование поручения Исполнение поручения Поручение сформировано и направлено на исполнение Запрос на продление срока исполнения поручения Поручение исполнено, подготовлен отчет об исполнении Проверка исполнения поручения Поручение исполнено, снято с контроля
Работа с письменными и устными обращениями граждан Поступило обращение письменное факсом по электронной почте виртуальная приемная устное Регистрация обращения Первичная обработка Запись на личный прием Сканирование и верификация Проведение личного приема Рассмотрение руководителем Исполнение Обработка результатов личного приема
Подготовка договора Необходимость в подготовке договора Формирование проекта договора Визирование проекта договора автором Проект договора поступил от контрагента Редактирование Юридическая экспертиза Согласование (последовательное) Подписание и регистрация Сканирование и верификация Ознакомление
ОБЩИЙ ВИД ИСЭД
Задача – согласовать проект внутреннего документа
СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Содержание номенклатурных папок
Основные нормативные документы Указ губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ». Указ губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в ИСЭД» Постановление Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. 103-п «Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи». Постановление Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. 54-п «Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест».
Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Соглашение об участии в ИСЭД Распорядительный документ главы города о внедрении СЭД Правовое обеспечение
Проверка на соответствие рабочих мест пользователей техническим требованиям Установка ИСЭД на рабочих местах Получение сертификатов ключей подписей в Удостоверяющем центре Настройка ЭЦП на рабочих местах Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Техническое обеспечение
Создание организационной структуры в ИСЭД Включение пользователей в реестр ИСЭД Обучение сотрудников Дистанционное обучение (система корпоративного обучения) Очное обучение Обучение руководителей Организация опытной эксплуатации СЭД Внедрение ИСЭД в органах местного самоуправления Пермского края (2010 год) Организационное обеспечение
Справочник по работе с ИСЭД
Ускорение работы с документами 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями Прозрачность движения документов 1. Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. 1. Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. Контроль исполнения 1. Формирование единых отчетных форм. 2. Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах 1. Формирование единых отчетных форм. 2. Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах Преимущества использования ИСЭД
Быстрый поиск документов За счет хранения в единой базе. Унификация и соблюдение требований к оформлению. Преимущества использования ИСЭД Введение единой технологии работы с документами Единое информационное пространство
Изменение показателей нарушения исполнительской дисциплины с момента ввода в промышленную эксплуатацию всех процессов ИСЭД Январь 2010 г.: Нарушение исполнительской дисциплины по служебным письмам составляет 0,31%
К ИСЭД подключены: -все ОМСУ края -31 городской поселение края -206 сельский поселений края бюджетных учреждения края (федеральных, краевых, муниципальных) -от 1-3 рабочих мест в 25 представительных органах ОМСУ и в 11 КСП ОМСУ -от 1-3 рабочих мест в Управлении Роспотребнадзора по краю, в Управлении Россельхознадзора по краю, в Управлении Росреестра по краю, в прокуратуре города Перми и т.п. Развитие ИСЭД Пермского края гг. Подключение пользователей
Возможность формировать отчеты различной сложности и конфигурации параметров Каждый пользователь может создавать и использовать отчеты, решающие уникальные для него задачи Возможность контроля как документов, так и выполнения этапов бизнес-процессов Прозрачность и единообразие информации в отчетах Развитие ИСЭД Пермского края гг. Аналитическая подсистема
Для создания отчета используется мастер построения отчета Развитие ИСЭД Пермского края гг. Аналитическая подсистема
Отчет «Исполнительская дисциплина» в аналитической подсистеме
Мобильный клиент обеспечивает: возможность работы с документами в «одно касание» удобное чтение информации различных форматов (документ виден целиком) возможность мобильной работы с документами при наличии Интернета (из самолета, поезда, автомобиля) оперативная постановка и обработка задач возможность работы с документами в режиме off-line с последующей синхронизацией с серверной частью ИСЭД Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad
Клиент содержит два кабинета: Входящие – отображающий текущие задачи пользователя; Обработанные – отображающий задачи, завершенные в клиенте, но еще не синхронизированные с сервером. Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad
Для запуска из клиента для iPad доступны процессы: СПД19.23 «Задание» СПД20.1 «Прямое поручение губернатора» СПД20.14 «Поручение». Также в окне запуска процесса можно установить режим «Я недоступен». Развитие ИСЭД Пермского края гг. Мобильный клиент ИСЭД для iPad
Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг»
Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг» Отчет «Лист рассмотрения заявки»
Развитие ИСЭД Пермского края гг. Процесс «Оказание государственных услуг» Отчет по контролю выполнения этапов процесса
Спасибо за внимание! Хабарова Эльвира Асхатовна, начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского края Т ел. (342)
Система электронного документооборота АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА ПЕРМСКОГО КРАЯ, АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА ПЕРМСКОГО КРАЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ПЕРМСКОГО КРАЯ
Цели и задачи Системы электронного документооборота Задачи, решаемые системой электронного документооборота: Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла. Выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения. Рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения. Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов Поиск документов по содержанию и реквизитам. Формирование отчетов по исполнительской дисциплине Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в ОГВ. Декабрь 2005 г. – начало работы по проекту Издано распоряжение губернатора Пермской области от р «О реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота в администрации и исполнительных органах государственной власти области» Цель: Создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края 2006 г. – обследование, разработка регламентов процессов 2007 – 2008 г. – опытная эксплуатация системы С 13 апреля 2009 г. – промышленная эксплуатация системы
Основные этапы работ по проекту Основные этапы работ Обследование Обследование процессов документо- оборота и ИТ инфраструктуры Подготовка к старту (разработка СКО) Разработка системы Разработка процессов и функционала Приемка процессов и функционала в опытную эксплуатацию Внедрение системы Настройка рабочих мест и обучение пользователей Опытная эксплуатация системы
Подготовка к старту ИСЭД Развернуто и настроено оборудование для опытной эксплуатации Подготовка к старту ИСЭД
Создана программа обучения сотрудников Подготовка к старту ИСЭД
Введена в действие система дистанционного обучения Подготовка к старту ИСЭД
разработка ЧТЗ разработка регламента разработка процесса настройка рабочих мест обучение пользователей Представители Подрядчика Организация работ по внедрению СЭД
согласование ЧТЗ приемка функционала консультирование пользователей сбор замечаний пользователей согласование регламента приемка процессов в опытную эксплуатацию целевые группы пользователей ответственные за процессы
Нормативное обеспечение ИСЭД Нормативные документы Соглашения об участии в ИСЭД ОМСУ Регламенты процессов ИСЭД Инструкция по делопроизводству Порядок эксплуатации системы Регламент применения электронной цифровой подписи
Подсистемы ИСЭД Управление хранилищем Защита данных от несанкционированного доступа Импорт данных из наследуемых систем Работа с архивом Автоматизация договоров Построение отчетов Сканирование Работа с обращениями граждан Работа с электронной цифровой подписью Работа с содержанием документа
Процессы СЭД Опытная эксплуатация Промышленная эксплуатация Подготовка актов губернатора Подготовка актов Правительства края Подготовка договоров Контроль исполнения нормативно- правовых актов Работа со служебной корреспонденцией Поручения руководителей Подготовка приказов Работа с обращениями граждан Планирование работ
СЭД-процессно-ориентированная система 1.Подготовка правовых актов губернатора Пермского края 2.Подготовка правовых актов Правительства и председателя Правительства Пермского края 3.Подготовка приказа руководителя 4.Подготовка исходящего документа 5.Подготовка внутреннего документа 6.Регистрация входящего документа 7.Прикрепление приложения к входящему документу 8.Прямое поручение губернатора 9.Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов 10.Контроль планирования и исполнения работ 11.Исполнение документа, резолюции или поручения 12.Продление срока 13.Поручение 14.Подготовка договора 15.Работа с письменными и устными обращениями граждан Регламенты процессов
Работа с письменными и устными обращениями граждан Поступило обращение письменноефаксом по электронной почте виртуальная приемная устное Регистрация обращения Первичная обработкаЗапись на личный прием Сканирование и верификацияПроведение личного приема Рассмотрение руководителем Исполнение Обработка результатов личного приема
Структура хранилища СЭД
Папка подразделения Общие документы Персональная папка пользователя Должностные регламенты Рабочая папка пользователя Номенклатурная папка Тематическая папка Проектная папка
ОБЩИЙ ВИД СЭД
Текущее состояние Показатели активности использования системы Показатель Декабрь 2006 Август 2007 Январь 2008 Январь 2009 Ноябрь 2009 Октябрь 2010 Апрель 2011 Создано файлов из них – подготовлено в процессах Зарегистриро- вано документов Процессов запущено Количество активных пользователей
Пермь ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА СЭД 1 линия поддержки ИВЦ (Информационно- вычислительный центр Правительства Пермского края) 2 линия поддержки группа компаний ИВС Москва 3 линия поддержки ЗАО «КРОК инкорпорейтед» (разработчик СЭД)
Развитие СЭД Внедрение СЭД в муниципальных образованиях края Повышение эффективности применения СЭД посредством модернизации системы Модернизация функциональных возможностей СЭД Модернизация инфраструктуры и программного обеспечения СЭД
ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ Правовое обеспечение Техническое обеспечение Организационное обеспечение
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Соглашение об участии в СЭД Распорядительный документ главы города о внедрении СЭД ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Установка СЭД на рабочих местах Получение сертификатов ключей подписей в Удостоверяющем центре Настройка ЭЦП на рабочих местах ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Создание организационной структуры в СЭД Включение пользователей в реестр СЭД Обучение сотрудников Дистанционное обучение (система корпоративного обучения) Очное обучение Обучение руководителей Организация опытной эксплуатации СЭД ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЯХ
Ускорение работы с документами 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями 1. Уменьшаются сроки согласования документов (возможность параллельного согласования) 2. Уменьшается время на передачу документов между подразделениями Прозрачность движения документов 1.Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. 1.Сотрудник видит все документы и поручения, с которыми работает в данный момент. 2. Руководитель на экране видит ход выполнения процесса. Контроль исполнения 1.Формирование единых отчетных форм. 2.Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах 1.Формирование единых отчетных форм. 2.Наличие полной информации о местонахождении документа на всех этапах Преимущества использования СЭД
Быстрый поиск документов За счет хранения в единой базе. Унификация и соблюдение требований к оформлению. Преимущества использования СЭД Введение единой технологии работы с документами Единое информационное пространство
Повышение эффективности труда отдела по организации работы со служебной корреспонденцией в процессе внедрения СЭД Отдел по организации работы со служебной корреспонденцией 2007 г.2010 г. Количество сотрудников отдела 8 чел.6 чел. Количество обработанных документов Количество обработанных документов (в расчёте на 1 чел. в год)
Сроки рассмотрения документов и подготовки ответов на документы (*) Этапы обработки документов дни прием, регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов 1 подготовка, утверждение и отправка резолюции на исполнение 1 подготовка проекта письма-ответа 1 согласование проекта письма-ответа 3 подписание документа 1 Служебные документы подлежат исполнению в 10-дневный срок. (*) Распоряжение губернатора Пермского края от р «Об утверждении Порядка рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя Администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя Аппарата Правительства Пермского края»
Изменение показателей нарушения исполнительской дисциплины с момента ввода в промышленную эксплуатацию всех процессов СЭД Январь 2010 г.: Нарушение исполнительской дисциплины по служебным письмам составляет 0,31%
Внешний вид отчета по исполнительской дисциплине
Перечень документов в отчете по исполнительской дисциплине